Comunicazione via e-mail sicura ed efficace

In questo articolo del blog scoprirete perché l’invio di e-mail da un sottodominio è una strategia preziosa per assicurarvi che la clientela riceva le vostre comunicazioni.

La Posta elettronica è un canale di marketing online utilizzato quotidianamente. Per accertarvi che le vostre e-mail giungano ai clienti, dovreste sfruttare le opzioni di configurazione disponibili per ottimizzare la recapitabilità. La diffusione su scala globale di spam e le misure di difesa degli internet service provider richiedono, da parte delle aziende mittenti, un approccio proattivo per il recapito efficace di e-mail di transazione e newsletter, nonché degli interventi tecnici.

Ci riferiamo in particolare alle newsletter di carattere pubblicitario, ovvero i mailing di massa spediti a numerosi destinatari (one-to-many) e le e-mail di transazione (one-to-one) che ad es. vengono inviate a singole persone da un sistema di CRM o di shop.

In quest’ottica, la spedizione vera e propria viene spesso esternalizzata a fornitori specializzati con proprie soluzioni software.

Sottodominio

Tutti gli invii hanno in comune il fatto che la recapitabilità delle e-mail può essere ottimizzata mediante configurazioni tecniche. Ciò include anche l’utilizzo di un sottodominio per la spedizione, e ora ci concentreremo proprio su questo.

È buona pratica non usare un dominio principale per l’invio di newsletter o e-mail di transazione al fine di proteggerne la reputazione da eventuali danni. Ogni sottodominio costruisce infatti una reputazione individuale. D’altronde, il dominio di un’azienda, ossia quello che indirizza verso il suo sito web, coincide con il dominio principale.

A tale scopo, il sottodominio segue la sintassi «sottodominio.dominioprincipale.tld» e viene configurato sul name server (DNS) del dominio principale. In parole povere, un Domain Name Server traduce gli indirizzi IP tecnici in indirizzi a noi noti.

Un esempio pratico può essere quello delle newsletter del Postshop e di AutoPostale. In questi casi sono stati configurati i sottodomini «mails.posta.ch» e «news.autopostale.ch».

Sebbene la scelta del nome del sottodominio non imponga limiti alla creatività, nel configurare un sottodominio, consigliamo ai clienti di optare per una formulazione univoca e intuitiva. Ad esempio service, info, mail, news, newsletter o shop, scegliendo la soluzione più adatta a seconda dell’utilizzo previsto e di come si intende distinguere tra diverse tipologie di e-mail e canali di comunicazione.

Danni reputazionali

Il motivo principale per cui i sottodomini sono importanti per il marketing via e-mail è che possono costruire una reputazione separata dal dominio sovraordinato. La creazione di una reputazione presso provider come Bluewin, Sunrise, GoogleMail o GMX è una procedura complessa in cui confluiscono, oltre ai fattori tecnici qui menzionati, anche aspetti contenutistici di un’e-mail e le reazioni dei destinatari.

I problemi legati alla reputazione o, addirittura, la perdita della stessa possono verificarsi se il dominio d’invio di un’e-mail viene contrassegnato come spam o aggiunto a un elenco di esclusione (blacklist). Ciò può accadere se ad esempio cadete inconsapevolmente in una trappola spam. Se l’invio non avviene mediante un sottodominio ma tramite il dominio principale, l’intera comunicazione dell’azienda e del marchio è potenzialmente minacciata. Nel peggiore dei casi, il vostro provider e-mail potrebbe bloccarvi in qualità di mittenti impedendovi di trasmettere anche la posta elettronica quotidiana dell’azienda.

Procedura per l’autenticazione e-mail (SPF, DKIM, DMARC)

Al fine di preservare la vostra reputazione, vi consigliamo di usare sempre un apposito sottodominio per inviare newsletter o e-mail di transazione e di autenticare la vostra identità di mittenti affidabili con le procedure Sender Policy Framework (SPF), DomainKeys Identified Mail (DKIM) o Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance (DMARC).

Una spiegazione dettagliata meriterebbe un blog a parte, quindi riassumiamo solo i punti principali:

• SPF (Sender Policy Framework) verifica l’autenticità dell’indirizzo del mittente e garantisce che solo i mittenti autorizzati possano inviare messaggi dal dominio configurato;
• DKIM (DomainKeys Identified Mail) offre la firma dell’e-mail e protegge il contenuto e il titolo del messaggio da eventuali manipolazioni;
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) indica la procedura da adottare quando gli invii del vostro dominio non sono autenticabili tramite SPF o DKIM.

L’invio tramite fornitori richiede un (Full) Domain Alignment

In genere, per gli invii di massa si ricorre a una soluzione software esterna, senza effettuare la spedizione tramite i server di posta elettronica della propria infrastruttura. Di solito, il fornitore esterno del tool di marketing via e-mail resta nascosto. Come indirizzo di spedizione e nei link di opt-in o tracciamento, infatti, i destinatari visualizzano solo il sottodominio configurato dell’azienda.

Il requisito per un’autenticazione con SPF, DKIM e quindi anche per DMARC, nonché per l’ottimizzazione della recapitabilità, è il cosiddetto «Domain Alignment». Il modo più semplice per implementarlo e ottimizzare la recapitabilità è delegare il sottodominio al fornitore. In alternativa, se avete dimestichezza con la configurazione di DNS, potete effettuare le registrazioni necessarie anche da soli.

Si parla di Domain Alignment se il dominio dell’indirizzo visibile del mittente («indirizzo FROM») e il dominio dell’indirizzo tecnico del mittente («indirizzo MAIL FROM», spesso detto anche «Return Path» o «Bounce Address») combaciano e si riferiscono allo stesso sottodominio.

Tutto ciò consente di attuare i meccanismi di sicurezza e-mail auspicati e si traduce in tassi di recapito superiori, così come in una maggiore credibilità e sicurezza contro la falsificazione.