Communication par e-mail réussie et sécurisée

Dans cet article de blog, vous apprendrez pourquoi l’envoi d’e-mails depuis un sous-domaine est recommandé pour que vos messages atterrissent dans la boîte de réception de vos clientes et de vos clients.

Le marketing par e-mail est un canal de marketing en ligne utilisé quotidiennement. Et pour que vos e-mails atterrissent dans la boîte de réception de vos destinataires, vous avez tout intérêt à utiliser les possibilités de configuration existantes pour optimiser la délivrabilité de vos messages. Face à la propagation mondiale des spams et aux mesures de protection mises en place par les fournisseurs d’accès Internet, il est indispensable pour toute entreprise expéditrice d’œuvrer activement à la bonne distribution de ses newsletters et de ses e-mails de transaction, et de mettre en place des mesures techniques à cet effet.

Cela vaut en particulier pour les newsletters à caractère publicitaire, c.-à-d. les envois en nombre à une grande liste de distribution (one-to-many) et les e-mails de transaction (one-to-one) envoyés p. ex. depuis un CRM ou un système de boutique à des destinataires individuels.

L’envoi proprement dit est souvent confié à des prestataires spécialisés disposant de leurs propres solutions logicielles.

Sous-domaine

Tous les envois par e-mail peuvent voir leur délivrabilité optimisée par des configurations techniques, notamment par l’utilisation d’un sous-domaine – intéressons-nous y de plus près:

Il est fortement recommandé de ne pas utiliser un domaine principal pour l’envoi de newsletters ou d’e-mails de transaction. Il en va de la protection du domaine principal contre d’éventuelles atteintes à la réputation, car chaque sous-domaine construit sa propre réputation. Précisons que le domaine de l’entreprise elle-même, qui permet aussi d’accéder à son site web, est identique au domaine principal.

Chaque sous-domaine suit la syntaxe «sousdomaine.domaineprincipal.tld» et est configuré sur le serveur DNS (Domain Name System, ou système de noms de domaine) du domaine principal. En bref, un serveur DNS veille à ce que les adresses IP techniques soient associées à des adresses connues.

À titre d’exemple pratique, nous pouvons examiner la newsletter de Postshop et celle de CarPostal. Les sous-domaines «mails.poste.ch» et «news.carpostal.ch» y ont été configurés.

Bien que le choix du nom du sous-domaine soit entièrement libre, nous conseillons à notre clientèle d’employer des mots clairs et explicites lors de la configuration d’un sous-domaine. Par exemple service, info, mail, news, newsletter, shop – en fonction de ce qui convient le mieux au cas d’application et selon la manière dont vous souhaitez distinguer les différents types d’e-mail et de canaux de communication.

Atteintes à la réputation

Les sous-domaines sont importants pour le marketing par e-mail, principalement car ils ont une réputation distincte de celle du domaine faisant autorité. La construction d’une réputation auprès des fournisseurs d’accès tels que Bluewin, Sunrise, GoogleMail ou GMX est un processus complexe dans lequel interviennent, outre les facteurs techniques mentionnés ici, les aspects relatifs au contenu de l’e-mail et les réactions des destinataires.

Des problèmes de réputation, voire une atteinte à la réputation, peuvent survenir lorsque les e-mails provenant d’un certain domaine sont marqués comme spam ou mis sur liste noire (blacklist). Cela peut arriver p. ex. si vous avez écrit à votre insu à un piège à spam. Lorsque l’on envoie des e-mails non pas via un sous-domaine, mais via le domaine principal, toute la communication de l’entreprise et de la marque peut être menacée. Dans le pire des cas, les fournisseurs de messagerie peuvent vous bloquer en tant qu’expéditrice ou expéditeur, ce qui vous empêchera même d’envoyer vos e-mails professionnels quotidiens.

Procédure d’authentification de l’e-mail (SPF, DKIM, DMARC)

Pour des raisons de réputation, nous recommandons de toujours utiliser un sous-domaine dédié pour l’envoi de newsletters ou d’e-mails de transaction, et de faire vérifier sa propre identité en tant qu’expéditrice ou expéditeur de confiance grâce aux méthodes d’authentification Sender Policy Framework (SPF), DomainKeys Identified Mail (DKIM) ou Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance (DMARC).

Ces dernières pourraient faire l’objet d’un article de blog détaillé, mais en quelques mots:

• SPF (Sender Policy Framework) vérifie l’authenticité de l’adresse de l’expéditeur et veille à ce que les expéditrices et les expéditeurs autorisés soient les seuls à pouvoir envoyer des e-mails depuis le domaine configuré.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail) ajoute une signature aux e-mails sortants et protège contre la manipulation du contenu et de l’en-tête des e-mails.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) explique la marche à suivre lorsque les envois de votre domaine ne peuvent pas être authentifiés par SPF ou DKIM.

Alignement de domaine (complet) nécessaire pour l’envoi via un prestataire

En règle générale, pour les envois en nombre, on utilise une solution logicielle externe. Ainsi, l’envoi n’est pas effectué via des serveurs de messagerie dans l’infrastructure propre. Le prestataire externe de l’outil de marketing par e-mail reste généralement caché: les destinataires ne voient que le sous-domaine configuré de l’entreprise comme adresse d’envoi et dans les liens de suivi ou d’opt-in.

Pour authentifier l’e-mail par SPF, DKIM et DMARC et ainsi optimiser sa délivrabilité, il faut procéder à un alignement de domaine. Le moyen le plus simple d’y parvenir et d’optimiser votre délivrabilité est de déléguer votre sous-domaine à votre prestataire. Une autre possibilité est d’effectuer vous-même les entrées nécessaires, pour autant que la configuration du DNS n’ait aucun secret pour vous.

On parle d’alignement de domaine lorsque le domaine de l’adresse visible de l’expéditeur («adresse FROM») et le domaine de l’adresse technique de l’expéditeur («adresse MAIL-FROM») – souvent appelée «return path» ou «bounce address» – sont alignés et renvoient au même sous-domaine.

Cela permet la mise en route des mécanismes de sécurité de l’e-mail et assure des taux de distribution plus élevés ainsi qu’une crédibilité et une garantie contre la falsification accrues.