Dirigere con i Key Performance Indicator (KPI)

Una volta che gli obiettivi annuali sono definiti, come si fa a raggiungerli e come funziona il controlling? Per rispondere a queste domande ci si può servire di Key Performance Indicator (KPI) ben selezionati.

I KPI sono molteplici. Possono essere molto preziosi ed efficaci per il business, ma a volte anche superflui o privi di significato. Trovare quelli appropriati è di importanza centrale. E in questo caso spesso è meglio cercare di ridurli al minimo indispensabile. Nelle definizione dei KPI è determinante sapere a cosa servono e a quali conclusioni possono portare. Per essere idonei i KPI dovrebbero essere:

• semplici da rilevare e valutare,
• chiaramente misurabili,
• significativi,
• importanti per il successo commerciale,
• non in contrasto con altri KPI,
• aggiornabili ogni mese,
• conformi all’ambito di responsabilità.

Per mantenere facilmente la visione d’insieme dovrebbero essere definiti sei KPI primari. Si possono aggiungere KPI secondari solo se contribuiscono a quelli primari.

L’aspetto decisivo è che i KPI primari concorrano a raggiungere gli obiettivi annuali.

Le domande da porsi sono come realizzare ogni obiettivo e quali fattori possono contribuire al suo raggiungimento. Ed è qui che entrano in gioco i KPI, in quanto destinati a raffigurare i fattori d’influsso decisivi. Questi fattori sono definiti KPI primari o secondari.

Ogni KPI primario e secondario è rilevato mensilmente e confrontato con il valore target. Proiezioni o analisi delle tendenze rispetto a questo valore indicano un’eventuale necessità d’intervento.

Ma attenzione: a seconda dei KPI i livelli di allerta per lo scostamento dai valori originali vanno definiti in modo diverso a dipendenza di dimensioni e impatto in caso di piccole o grandi differenze. Gli scostamenti dovrebbero essere visualizzati a colori in funzione del grado.

Al più tardi in caso di ripetuto discostamento negativo si impongono una verifica e un’analisi più dettagliate: confronto con il periodo dell’anno precedente, evoluzione del mercato, eventi specifici ecc. L’analisi è in grado di indicare chiaramente la necessità di misure supplementari destinate a non pregiudicare il raggiungimento dell’obiettivo.

Per determinare queste misure occorrono spesso ulteriori analisi dei dati, sondaggi clienti, analisi di processi ecc. Idealmente già in sede di definizione dei KPI primari vengono stabiliti fattori, processi e fonti di dati che influiscono sui rispettivi parametri. Ciò consente in caso di discostamenti di individuarne specificamente e rapidamente la causa.

Per dimostrare l’efficacia dei KPI è opportuno visualizzarli con una rappresentazione grafica semplice che da un lato consente un’osservazione attiva e dall’altro offre una rapida panoramica degli indici più importanti.

Conclusione: i KPI apportano qualcosa all’azienda solo se…

…la dirigenza crede nella loro utilità,

…le responsabilità per raggiungerli sono chiaramente definite,

…vengono analizzati e valutati in un ciclo regolare,

…in caso di discostamenti si è pronti ad adottare le misure opportune.

Quindi non resta che aggiungere: buon lavoro!