Warum Händler ein PIM-System brauchen

Beim Online-Verkauf spielen Produktdaten eine Schlüsselrolle. Doch um diese Geschäftsgrundlage kümmern sich viele Unternehmen nur stiefmütterlich. Ein System für das Management von Produktinformationen (PIM) strafft interne Prozesse und kann gar die Retourenquote senken und die Kundenzufriedenheit heben.

Multikanal-Strategien, der Siegeszug der Marktplätze und eine wachsende Zahl an (digitalen) Touchpoints mit den Kundinnen und Kunden: Für Handelsunternehmen und Markenhersteller wird das Geschäft immer komplexer und auch fragmentierter. Die Daten zu den verkauften Produkten bilden hier einen wichtigen Rohstoff, der in jedem Kanal und in vielen Prozessen benötigt wird.

Produktdaten sind die Grundlage für die Präsentation der Waren auf Marktplätzen und in Shops, sie werden aber auch gebraucht, um Postings in sozialen Medien und Netzwerken zu gestalten.

Dienstleister und Agenturen sind auf die Informationen angewiesen, um Werbemittel zu produzieren.

Sich Gedanken über das effiziente Management dieser Informationen zu machen, ist schon unter betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten sinnvoll.

Typische Herausforderungen bei Produktinformationen

Zu den Informationen rund um ein Produkt gehören typischerweise die Beschreibung des Artikels, Daten zu Abmessungen, Farben, Gewicht und Material, die EAN oder SKU sowie Produktbilder und eventuelle Zusatzdokumente (Bedienungs- oder Aufbauanleitungen, Zertifikate).

Alle diese Informationen werden an unterschiedlichen Stellen benötigt. Als Erstes sind hier natürlich der Shop und die Artikelseiten auf einem Marktplatz zu nennen. Dort fangen die Herausforderungen aber bereits an. Denn Preissuchmaschinen, Marktplätze und auch Shopsysteme benötigen die Informationen in unterschiedlichen Datenformaten oder Reihenfolgen. Die manuelle Pflege der Daten kann rasch grosse personelle Ressourcen binden.

Die Komplexität der Datenpflege wächst mit der Zahl der Kanäle, die vom Unternehmen bestückt werden, und potenziert sich, wenn Übersetzungen benötigt werden. Häufig liegen verschiedene Informationen zu einem Produkt an unterschiedlichen Stellen im Unternehmen vor. Der Support verfügt über technische Produktdaten und Bedienungsanleitungen, das Marketing über Bildmaterial, das wiederum nicht dem Vertrieb vorliegt oder umgekehrt. So wird vielerorts viel Zeit damit zugebracht, Produktinformationen zusammenzustellen, wenn diese im Rahmen von Projekten weitergegeben werden sollen.

Aufgrund unklarer Abläufe und dezentral gespeicherter Informationen kann es dann schnell zu Verwechslungen kommen. Eine Artikelbeschreibung liegt in der falschen Sprache vor, die Abbildung passt nicht zum Produkt oder die Beschreibung bezieht sich auf eine Vorgängerversion oder Variante.

Ein PIM bietet eine Lösung der Probleme

In einem PIM (Produktinformationsmanagement) werden alle diese Daten und Informationen, die Assets, strukturiert gesammelt. Eingabemasken und hinterlegte Abläufe verhindern, dass wesentliche Informationen vergessen werden oder erst mühsam beschafft werden müssen, wenn diese benötigt werden. Abbildungen oder Videos müssen nicht erst aus anderen Quellen oder anderen Abteilungen zusammengesucht werden. Alle Infos rund um ein Produkt liegen somit zentral vor.

Ein Riesenvorteil im Arbeitsalltag. Denn fehlende Informationen werden sofort erkannt, der Austausch von Informationen und Daten mit externen und internen Partnern wird vereinfacht. Die passenden Export-Filter vorausgesetzt, lassen sich die Produktinformationen in genau dem Format erzeugen, das das Shopsystem oder der Marktplatzanbieter erwartet. Briefings für Agenturen werden vereinfacht und Rückfragen nach Medieninhalten reduziert.

Dabei müssen die Stammdaten von Produkten nicht zwangsläufig erneut erfasst werden, Rohinformationen können auch aus einer Warenwirtschaft entnommen werden. Oder die Warenwirtschaft wird mit einem Teil der Informationen aus dem PIM gespeist. Um Redundanzen und Fehler zu vermeiden, ist lediglich die Entscheidung zu treffen, welches System die Hoheit über diese Stammdaten erhalten soll.

Dabei kann das PIM auch die Aufgabe übernehmen, die Informationen, die von Herstellern und Lieferanten zu einem Produkt geliefert werden, zentral zu sammeln, um dann mit eigenen Produktfotos oder ergänzenden Daten angereichert zu werden.

Mehr Zufriedenheit, weniger Retouren – dank genauer Produktdaten

Ein Blick in die Kundenrezensionen auf Marktplätzen zeigt, welchen starken Einfluss Produktbeschreibungen auf die Kundenzufriedenheit und zugleich auf die Retourenquote haben. Häufig tauchen in schlechten Bewertungen eines Produkts oder Händlers Kommentare auf, die darauf hinweisen, dass das gelieferte Produkt leider nicht der Abbildung entsprach. Oder ein Zubehörteil war in der Beschreibung aufgelistet, gehörte aber gar nicht zum Lieferumfang des Artikels.

Oft wird die Ware retourniert oder schlecht bewertet, weil wichtige Informationen einfach fehlten oder nicht der Realität entsprachen (z. B. Abmessungen, Material usw.).

Produktinformationen bilden die Basis für die Kaufentscheidung der Kundinnen und Kunden. Sind diese korrekt und ausführlich genug, entspricht die Ware also der Beschreibung, steigert das die Zufriedenheit und mindert das Risiko dafür, dass der Kunde enttäuscht wird.

Und um korrekte und umfassende Produktdaten kümmert sich das PIM.