Führung mit Key Performance Indicators (KPIs)

Jahresziele liegen vor, doch wie werden diese nun erreicht und wie kann das entsprechende Controlling aussehen? Klug gewählte Key Performance Indicators (KPIs) helfen Ihnen dabei.

KPIs sind mannigfaltig. Sie können sehr wertvoll und geschäftsunterstützend, manchmal aber auch überflüssig oder nichtssagend sein. Die richtigen KPIs zu finden, ist zentral – weniger ist hier oft mehr. Entscheidend bei der Definition von KPIs ist, für was sie stehen und was daraus abgeleitet werden kann. Sinnvolle KPIs sollten folgende Kriterien erfüllen:

• Einfach zu erhaben und auszuwerten,
• klar messbar,
• aussagekräftig,
• relevant für Geschäftserfolg,
• stehen nicht im Konflikt zu anderen KPIs,
• monatlich aktualisierbar,
• abgestimmt auf den jeweiligen Verantwortungsbereich.

Maximal sechs primäre KPIs sollten gesetzt werden, um die Übersicht einfach zu halten. Untergeordnete KPIs sind möglich, wenn diese auf die primären KPIs einzahlen.
Entscheidend ist, dass primäre KPIs einen Beitrag zur Erreichung der Jahresziele leisten.

Bei den Jahreszielen stellt sich pro Ziel die Frage, wie diese erreicht werden können und welche Faktoren dazu beitragen. An dieser Stelle kommen die KPIs ins Spiel, denn diese sollen die entscheidenden Einflussfaktoren abbilden. Dementsprechend werden diese Faktoren als Primär- oder Sub-KPIs definiert.

Jeder Primär- und Sub-KPI wird z. B. monatlich ermittelt und dem Zielwert gegenübergestellt. Hochrechnung oder Trendermittlung zum Zielwert zeigen dann, wo eventuell Handlungsbedarf besteht.

Aber aufgepasst: Je nach KPI sind die Warnungen zu den Abweichungswerten unterschiedlich zu definieren, abhängig von der Grösse und den Auswirkungen bei kleinen oder grossen Differenzen. Abweichungen sollten farblich visualisiert werden, je nach Abweichungsgrad.

Spätestens nach einer wiederholten negativen Abweichung muss genauer hingeschaut und analysiert werden: Vergleich mit der Vorjahresperiode, Entwicklung des Marktes, spezifische Ereignisse, etc. In der Analyse wird deutlich, ob zusätzliche Massnahmen erforderlich sind, um die Erreichung des Zieles nicht zu gefährden.

Um diese Massnahmen zu definieren, braucht es oft weitere Datenanalysen, Kundenbefragungen, Prozessanalysen, etc. Idealerweise sind bereits bei der Bestimmung der Primär-KPIs festgehalten worden, welche Faktoren, Prozesse, Datenquellen, Einfluss auf die jeweilige Messgrösse haben. So kann bei Abweichungen gezielt und rasch der Ursache auf den Grund gegangen werden.

Damit die KPIs auch ihre Wirkung zeigen, ist eine einfache, grafische Darstellung sinnvoll. Dies bewirkt einerseits die aktive Beobachtung und andererseits die Möglichkeit des schnellen Überblicks der wichtigsten Kennzahlen.

Fazit: KPIs bringen dem Team oder Unternehmen nur dann etwas, wenn…

…das Management dahinter steht,

…die Verantwortung zur Erreichung der KPIs klar definiert ist,

…diese in einem regelmässigen Zyklus beurteilt und analysiert werden,

…die Bereitschaft da ist, bei Abweichungen rasch entsprechende Massnahmen zu ergreifen.

In diesem Sinne, auf ein gutes Gelingen.